ما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينت

Microsoft SharePoint عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات والتعاون يساعد الشركات على إدارة المحفوظات والمستندات والتقارير والمحتويات الحيوية الأخرى، ويتم استخدامه في جميع قطاعات SharePoint، لكن النظام الأساسي يركز على إدارة محتوى المؤسسة.

أهمية واستخدامات Microsoft SharePoint

تتمثل وظائف SharePoint الأساسية في تخزين المستندات بتنسيق أكثر كفاءة من نظام المجلدات العادي، وتجميع مؤسستك بحيث يتلقى الجميع معلومات مهمة تتعلق بها. فيما يلي بعض ما يمكن لمؤسستك الحصول عليه من استخدام SharePoint

أضف سياقًا إلى المستندات والمجلدات

عادةً ما تكون وسيلة تخزين المستندات التقليدية عبارة عن مجلد على خادم في مكان ما، والسبب في أن SharePoint أكثر كفاءة من الشرح طريقة التقليدية هو أنه يضيف سياقًا إلى المجلد نفسه عن طريق تتبع إصدارات المستندات، على سبيل المثال، في إعداد مجلد تقليدي يمكنك ‘ جعل محفوظات الإصدار قيدًا تشغيل لكل مستند أو الاطلاع على أي تغييرات على اسم الملف، بينما مع SharePoint هناك المزيد من المعلومات المتوفرة حول الملف، فهو ليس مجرد ملف في مجلد ؛ بدلا من ذلك، هو جزء من المعلومات المعقدة التي لها سجل وكذلك السياق.

تمكين التواصل المستمر مع جميع الموظفين

مرة أخرى في اليوم الذي قد ترسل فيه رسالة جماعية ونسخها للجميع، المشكلة في هذا النهج هي أنه يتم تجاهل الكثير من المعلومات أو حتى فقدانها، لذلك قد لا يحصل بعض الأشخاص على المعلومات التي يحتاجون إليها، على سبيل المثال، قد تخسر مستند شركة ويفوتك مناقشة مهمة، أو ربما قرأته ولكن من الصعب جدًا العثور على هذه المعلومات والرجوع إليها، يوفر SharePoint إمكانية التعاون والمشاركة حتى يتمكن جميع الموظفين من رؤية المعلومات المهمة وفقًا لذلك.

تخزين جميع المعلومات في موقع مركزي

يمكن أن يتراوح ذلك من أشياء مثل التحديثات من الرئيس التنفيذي إلى الاجتماعات أو الأحداث المهمة، وينقل SharePoint جميع المعلومات إلى مكان داخلي واحد حتى يتمكن الموظفون من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها، ويمكن أن تكون حالات الاستخدام الأخرى تحذيرات عامة حول عملاء معينين أو حتى حوادث يجب على الجميع كن على علم، فمع SharePoint، انشر الرسالة ويمكن للجميع الوصول إليها من خلال الموقع الرسميك.

تشجيع التعاون

تم إنشاء SharePoint بالفعل حول جعل المؤسسة نقطة مركزية حيث يمكنهم التعاون. هذا مهم بشكل خاص للمؤسسات غير المرتبطة جغرافيًا. مع وجود بعض الفروع التي تعمل بتنسيق منعزل للغاية، يوفر SharePoint للموظفين القدرة على التواصل مع بعضهم البعض من خلال بوابة، حيث قد يتفاعل بعض الموظفين في الماضي مع الشركة فقط أثناء اجتماع الشركة. باستخدام SharePoint، يجمع هؤلاء الأشخاص معًا حتى يتمكن الجميع من العمل معًا طوال الوقت. يعزز التعاون الابتكار ويبني ثقافة الشركة التي تولد.

ثلاثة مفاتيح لتطبيق Microsoft SharePoint ناجح

يعد تطبيق SharePoint أمرًا سهلاً. إن العمل الذي تقوم به قبل استخدام البرنامج هو الذي يحدد ما إذا كان ناجحًا أم لا. سيساعدك تقييم متطلباتك وتحديد ما تحتاج إلى القيام به باستخدام SharePoint لعملك على إنجازها بالشكل الصحيح.

استشر شخصًا خبيرًا في SharePoint أو شخصًا لديه القدرة على إجراء تحليل الأعمال معك، ثم قم بتجميع خريطة موقع، وتجميع كيفية عملها، والاستفادة من أفضل الممارسات، واسأل الخبير عما تفعله الشركات الأخرى، وأخيرًا بمجرد أن تقوم بذلك تنفيذ البرنامج، يجب تزويد الموظفين بالتدريب حتى يتمكنوا من استخدامه بشكل صحيح، فيما يلي المفاتيح الثلاثة لتطبيق SharePoint الناجح

إجراء تحليل الأعمال وتقييم الاحتياجات

فيما يتعلق بكيفية تنفيذ SharePoint، فأنت بحاجة فعلاً إلى إجراء تحليل أعمال أولاً لتقييمك، فبرنامج SharePoint سهل للغاية ولكن الخطوات المهمة الحقيقية تشمل فهم ما تحتاجه من SharePoint وما يمكن أن يفعله SharePoint من أجلك وما لا يمكنه القيام به أعمله من أجلك.

حدد نموذج خدمة SharePoint المناسب لك

هناك عدة إصدارات من Sharepoint، الأول هو الإصدار المجاني، حيث تحصل بالفعل على نسخة مجانية من SharePoint إذا كنت تقوم بتشغيل خادم، والخيار الثاني هو الاستفادة من Office 365، وهو حل سحابة SharePoint من Microsoft، و الخيار الثالث هو الحصول على حل SharePoint يتم استضافة موقع الويب الخاص بك مع موفر تابع لجهة خارجية مثل R&G Technologies.

تدريب الموظفين على كيفية استخدام SharePoint

تتوفر الدورات التدريبية لـ SharePoint التي يمكنك الوصول إليها عبر موقع دعم Microsoft على الويب، وتنزيل البرامج التعليمية أو مشاركة الارتباطات الموجودة، وكما هو الحال مع أي تقنية جديدة، سيكون هناك منحنى تعليمي للموظفين، وتدريبهم على أفضل ممارسات SharePoint وكيفية استخدامها سيساعد في تنمية الشركة.