كيفية كتابة خطاب إداري نموذج جاهز، تعتبر الخطابات الإدارية من أهم الأمور التي يجب أن يعرفها الأفراد والموظفون، ويجب أن يكونوا على دراية بطريقة كتابتها وما قد يحتويه بداخلها، حيث هي أنواع عديدة ومختلفة ولها العديد من المكونات التي يجب معرفتها، لذلك يجب أن يكون كل موظف على دراية كاملة ومعرفة بكيفية كتابة خطاب إداري بشكل صحيح، والالتزام بكافة الشروط والمواصفات التي يجب توافرها بدون إضافة أو تناقص.
كيفية كتابة خطاب إداري
يجب أن يكون الموظفون أو مجلس الإدارة على دراية بكيفية كتابتها، كما يجب أن يكونوا على دراية بأنواع استماراتهم، وتكون مكتوبة على النحو التالي:
- يجب على المرسل أن يعرّف عن نفسه بكتابة عنوانه حتى لو كان الشخص المرسل إليه على دراية به، وهذا مكتوب في بدايته.
- يتجنب ذكر الأمور الشخصية، إذا كان يعرف المرسل إليه، حتى لا تقع الرسالة في يد أحد الموظفين ويقرأها.
- وينبغي أن يرد على الرسالة بأسرع ما يمكن، وإلا فهو تقصير.
- أيضًا، قد يتسبب التأخير في الاستجابة في حدوث بعض المشكلات للمرسل.
- يجب عليه الابتعاد عن الكلمات الصعبة، بالإضافة إلى عدم وجود أخطاء إملائية، ويجب أن يقرأها بعد كتابتها أكثر من مرة قبل إرسالها.
- – أن يكتب الخطاب بطريقة واضحة في المعنى، وتجنب الاختصارات، حتى لا يؤدي إلى الفهم الخاطئ للمرسل إليه.
- يجب كتابة عنوان الرسالة بشكل واضح.
- يحدد لمن يتم إرسال الرسالة بحيث لا تحدث أخطاء.
- يجب أن يتجنب كتابة مواضيع غير مهمة وأن يستخدم علامات الترقيم بطريقة جيدة، لأنها مفيدة للغاية.
- يجب على المرسل وضع توقيع الشركة حتى لا يحدث خطأ.
- يحظر عليه توضيح أي معلومات سرية تتعلق بالشركة، حتى لا تقع في أيدي المنافسين، لذلك كان من الضروري معرفة كيفية كتابة خطاب إداري بشكل صحيح.
نماذج الخطابات الإدارية
نموذج خاص بطلب الملف الإداري:
- اسم الشركة مكتوب.
- ثم اكتب تاريخ إرسال الرسالة.
- اسم المرسل إليه مكتوب إلى: السيد المدير.
- ابدأ بتحية.
- بعد ذلك اكتب الموضوع مثلا “أطلب ملف إداري” أو “أطلب المساعدة اللازمة في توفير الملف”.
- نهاية الرسالة مكتوبة “تحياتي مع خالص احترامي وتقديري”.
- اكتب اسم الموظف الذي تم إرسال الرسالة إليه.
- توقيع المرسل.
نموذج خاص لطلب تأجيل الاجتماع
- عبارة “تأجيل اجتماع” مكتوبة في الأعلى.
- اذكر التاريخ.
- يكتب إلى “Mr. المدير العام “أو” مدير الإدارة “.
- بعد التحية.
- وبعد ذلك يذكر تأجيل الاجتماع مع توضيح أسباب تقديم هذا الطلب.
- اكتب اسم الشخص المشرف على الاجتماع.
- توقيع المرسل.
استمارة طلب صيانة
- يتم إرسال هذا النموذج إلى رئيس قسم الصيانة.
- نبدأ بالتحية: “سلام وبعد”.
- كتابة التاريخ.
- الموضوع: “طلب صيانة حاسوب” مثلا مع ذكر القسم وكتابة الأسباب التي أدت إلى طلب الصيانة.
- بعد ذلك يتم كتابة جميع البيانات المتعلقة بأجهزة الكمبيوتر، مثل: نوع الأجهزة ونظام التشغيل الخاص بها، وبالتالي يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة.
- اختم بتحية مثل قول “مع خالص تقديري واحترامي”.
- اكتب اسم الموظف الذي تم إرسال الطلب إليه.
- توقيع المرسل.
يمكنك مشاهدة:
ما هو المقصود بالرسائل الإدارية
تعتبر من الأشكال الرسمية في العمل الذي يقوم به الموظف، حيث يرسلها إلى موظف آخر أو مديره في العمل، ويجب أن تكون هذه الرسائل رسمية من أجل الحصول على بعض الإجابات بخصوص الوظيفة.
مكونات الرسائل الإدارية
على الراغبين في كتابة هذا النوع من الرسائل أن يعرفوا ماذا وطبيعة المكونات التي يجب أن تكون بداخلها، والتي يمكن تفسيرها من خلال ما يلي:
ورقة ذات رأسية
- يجب أن يكون موجودًا في الجزء العلوي من الرسالة، وفيه يُكتب عنوان الشركة بالتفصيل.
الرقم
- في هذا الجزء، يتم كتابة الموضوع الذي كتبت من أجله هذه الرسالة، ويجب الإشارة إلى الترتيب في دفاتر الشركة، ويمكن تسميته بالمرجع.
تاريخ
- هذا الجزء مكتوب في الزاوية اليمنى من الجزء العلوي من الرسالة، ويُشار إلى عنوان المرسل ويوم وشهر وسنة الإرسال.
مركز وعنوان المستلم
- عنوان المرسل والوظيفة التي يشغلها في الشركة موضحة في الزاوية اليمنى باللغة العربية، وعلى الجانب الآخر يُكتب الاسم باللغة الإنجليزية.
التحية الافتتاحية
- وكتبت فيه المقدمة التمهيدية مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
موضوع الرسالة
- يتم كتابة التريند من خلال بضع كلمات توضح المعنى والمعنى.
نص الرسالة
- الموضوع الخاص مكتوب هنا والكلام واضح وسهل ويفضل استخدام كلمات بسيطة والحديث عن الموضوع نفسه.
خاتمة تحياتي
- إنها خاتمة موضوع الرسالة وهي مكتوبة بشكل جيد وممتاز وأنيق.
التوقيع
- في النهاية، يضيف المرسل توقيعه ومكانته داخل الشركة.
المرفقات
- يقصدون ببعض الأوراق المتعلقة بموضوع الرسالة وإذا كانت موجودة فيجب كتابتها.
أرسلت إليهم
- في النهاية، تتم كتابة الأشخاص الذين تم إرسالهم إليهم ومنصبهم الوظيفي.
استخدامات الخطابات الإدارية
- هو شكل من أشكال التواصل بين الطرفين وبعضهما البعض سواء كانت رسائل مكتوبة أو رسائل إلكترونية.
- يمكن توضيح أشياء كثيرة من خلاله، مثل جدولة الاجتماعات، أو بعض الأشياء في العمل.
- يمكن استخدامه أيضًا لإعداد بعض تكاليف الموظفين الكبيرة لعملهم.
- يتم استخدامه لمخاطبة الشركات وبعضها البعض بصفة رسمية، أو لمخاطبة الشركة والأشخاص العاديين من أجل تحقيق أهداف معينة.
- إنه أحد الأشياء التي تفيد الشركات وأماكن العمل، لذلك نحتاج إلى معرفة كيفية كتابة خطاب إدارة مثالي.
أنواع المراسلات الإدارية
تتعدد أشكال الخطابات الإدارية المستخدمة في سوق العمل، وهي كالتالي:
رسالة إدارية عامة
- هو الذي يتم إرساله بين الإدارات المختلفة من أجل التواصل فيما بينها في الأمور المتعلقة بالعمل وما شابهها.
- من خلاله يتم الحصول على معلومات مهمة تتعلق بطبيعة العمل، وهذه الرسائل رسمية للغاية.
- وتجدر الإشارة إلى أن هناك فرقًا بين الرسائل الإدارية التي يتم إرسالها بين الموظفين وتلك التي يتم إرسالها بين الإدارات المختلفة داخل نفس الشركة.
مذكرة إدارية
- أحد أشكال الخطابات الإدارية ولكنه صغير ولا يتعدى صفحة واحدة.
- من خلاله يتم تحديد أو إخطار بعض المهام التي يجب على الموظفين القيام بها والتي يجب عليهم القيام بها خلال فترة محددة بمواعيد الاجتماعات.
تقرير إداري
- أحد أنواع الخطابات الإدارية التي يمكن توضيح الكثير من المعلومات فيها هو الخطاب أو اللفظي.
- طبيعة المعلومات الواردة فيه تتعلق بموضوع توخياً للوضوح، وبعضها خاص، ومن أجله كتب هذا التقرير.
- تهدف هذه الأنواع من التقارير إلى جعل الموظفين قادرين على اتخاذ بعض الإجراءات في عملهم داخل الشركة أو المنظمة، لذلك يتعين عليهم معرفة كيفية كتابة خطاب إداري.
في الختام، بعد معرفة أهمية الرسائل الإدارية داخل الشركات، وأنها من الأمور التي لا يمكن الاستغناء عنها داخل المؤسسات، يجب أن يكون كل من يعمل في هذا المجال على دراية بمعرفة كل ما يتعلق بها، بالإضافة إلى معرفة كيفية القيام بذلك. كتابة خطاب إداري بشكل صحيح، وضرورة تجنب بعض الأخطاء التي قد تسبب له مشاكل عديدة إذا كانت موجودة في الرسالة، كما يجب أن يكون على دراية بصيغها المختلفة.